En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, RECAUDOS INTEGRADOS S.A.S. RECISA, en adelante RECISA, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

Datos Generales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es RECISA, identificado con Nit: 900.007.889-7, con sede principal en la Avenida 30 de Agosto No. 45-69 de la ciudad de Pereira, Portal Web www.recaudosintegrados.com.

Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que RECISA tiene dispuestos: Línea de atención al cliente 3136199, PBX 3136100, correo electrónico coordinación@recaudosintegrados.com y página Web www.recaudosintegrados.com, en el vínculo: Contacto solicitudes.

1. Política del Tratamiento de los Datos

A través de esta política, RECISA, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todas las personas, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales RECISA, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de RECISA. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

RECISA se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, en tal evento se informará de esta delegación al titular de los datos. RECISA exigirá al encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

2. Finalidad del Tratamiento de Datos

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a RECISA, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir los datos, para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales y comerciales. Para este efecto RECISA procederá a:

(1) validar la información entregada a RECISA por los titulares, (2) Cumplir con el ordenamiento jurídico aplicable al tratamiento de los datos, (3) Organizar los datos de contacto, para un manejo ordenado y actualizado (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono), (4) solicitar y recibir de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos.

2.1 Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida por RECISA , mediante el diligenciamiento del formato “Autorización de Tratamiento para datos personales”, o por la inclusión de cláusulas de autorización en los contratos que celebre tales como laborales, servicio, consultorías, servicios profesionales, ordenes de servicio etc. o por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior; el Titular de los datos, de manera expresa, libre y voluntaria autorizará el tratamiento de sus datos personales, públicos, semiprivados y privados sensibles al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012.

El alcance de la autorización comprende la facultad para que RECISA le envíe mensajes, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa a su actividad y gestión empresarial, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

3. Derechos del titular de los datos personales

RECISA, Informará al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan, RECISA los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RECISA. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a RECISA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
• Ser informado por RECISA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento RECISA ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

1) Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las Oficinas de RECISA. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a RECISA, Área Administrativa y Financiera, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

2) Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de RECISA, relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en el Área Administrativa y Financiera de RECISA, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. Seguridad de la información

RECISA está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores no autorizados. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

RECISA ha implementado todos los mecanismos de seguridad acordes con su sus actividades empresariales. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, RECISA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

5. Almacenamiento de sus datos personales

RECISA para el desarrollo de sus actividades empresariales y gestión administrativa y financiera, solicitará los datos necesarios para llevar a cabo los procesos exigidos por las leyes y las entidades gubernamentales, tales como el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, por cualquiera de los medios autorizados, los mismos son almacenados en la base de datos correspondiente. Para mayor seguridad los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, podrá acceder a esta.

6. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales

RECISA se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado en la página Web: www.recaudosintegrados.com y/o anunciado en las carteleras internas de la empresa. Se conservarán las versiones de las políticas de tratamiento de datos personales, para los efectos a que haya lugar.

7. Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que RECISA, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado , que en ejercicio de sus funciones y en los términos que indica la ley, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Todo lo anterior, queda sujeto a la confidencialidad de la información.

8. Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta Directiva de RECISA.

9. Canales de Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que RECISA tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581